Documents immobiliers : combien de temps devez-vous les conserver ?
12 déc. 2022
Que vous soyez propriétaire ou locataire, vous avez accumulé de nombreux documents relatifs à la propriété de votre bien ou au bail. En fin d’année ou au printemps, vous pouvez souhaiter faire de la place dans vos placards par le vide ; néanmoins, les délais légaux de conservation des documents varient en fonction de leur nature. Leur durée de conservation est essentiellement justifiée par la possibilité qu’une action en justice, soit engagée par vous ou contre vous.
En effet, la vente, l’achat ou la location d’un bien immobilier engagent des transactions variées entre différentes parties, et de nombreuses situations sont susceptibles de déboucher sur un litige, parfois bien après la transaction ou la fin du bail : constat d’un vice caché par un nouveau propriétaire, examen fiscal engagé par l’administration sur plusieurs années en arrière, quittances de loyer antérieures réclamées par exemple pour obtenir un prêt immobilier ou un nouveau logement… En cas de litige, la conservation des documents immobiliers vous permet de justifier de votre bonne foi, pour vous défendre ou obtenir réparation.
Revue des durées de conservation recommandées pour les documents :
Les preuves de propriété :
La copie de l’acte authentique de vente : elle doit être précieusement conservé toute la durée de la propriété, et on ne saurait trop conseiller de le garder indéfiniment (l’acte authentique est conservé 75 ans par le notaire puis est versé aux archives publiques).
Une convention de servitude de passage : elle doit être conservée toute la durée de la propriété et transmise au nouveau propriétaire en cas de vente de votre bien.
La copropriété :
Les charges de copropriété, les PV d’assemblées générales, les correspondances avec le syndic : une conservation de 5 ans est requise.
Les documents bancaires :
Le prêt immobilier : la durée prescrite de conservation des documents concernant un prêt immobilier et l’assurance qui lui est associée, est de 2 ans à compter de la dernière échéance de l'emprunt.
Les relevés de compte, virements, prélèvements, remises de chèque ou d'espèce, talons de chèque : ils doivent être conservés 5 ans ou plus, s'ils contiennent des informations sur des créances dont la nature fait courir une prescription plus longue.
Les documents liés à la location :
Le bail d’habitation, les quittances de loyer, les états des lieux : il s’agit de les conserver 3 ans après la fin de la location.
Les courriers liés à la révision des loyers : Ils sont à conserver 3 ans.
L’inventaire du mobilier pour les locations meublées : ils doivent être conservés pendant toute la durée de la location.
Les factures de travaux : pour les travaux de gros œuvre (10 ans) et pour les petits travaux (2 ans).
L’attestation d'entretien annuel des chaudières : une conservation de 2 ans minimum est préférable.
Le certificat de ramonage : 1 an.
Les factures d'eau, de gaz et d’électricité : elles sont à conserver 5 ans.
Les factures de téléphone et d’internet : la durée de conservation est de 1 an.
Les documents d’assurance :
Les contrats d'assurance habitation : il est nécessaire de les conserver toute la durée du contrat + 2 ans après le remboursement de la dernière mensualité.
Les quittances et les primes : à conserver 2 ans.
Le dossier éventuel "dommages corporels" : il est impératif de le conserver 10 ans après la fin de l'indemnisation, voire plus longtemps si des séquelles sont prévisibles.
Les impôts et taxes :
Les preuves de paiement (Impôts sur le revenu, impôts locaux) : ils sont à conserver 4 ans.
Vous voilà parés pour trier vos documents, mais bien sûr, en cas de doute, la règle de bon sens est de conserver les documents un peu plus longtemps que la durée légale prescrite !
